1.1.      Đăng ký hoạt động Chi nhánh

Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh ở trong nước hoặc ở nước ngoài. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện một phần hay toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền nhưng phải đúng với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Để thành lập chi nhánh, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ theo quy định đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở (nếu thành lập chi nhánh ở trong nước) hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (nếu thành lập chi nhánh ở nước ngoài).

Sau khi hoàn thành đăng ký thành lập chi nhánh và được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, chi nhánh đó cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xin cấp mã số thuế cho đơn vị phụ thuộc và thực hiện đăng ký thuế lần đầu nếu chi nhánh hạch toán độc lập.

1.2.      Đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ở trong nước hoặc nước ngoài. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp; đóng vai trò là cơ quan liên lạc; thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi nào khác, cũng không có quyền nhân danh chính mình ký kết các hợp đồng riêng.

Để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ theo quy định đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở (nếu thành lập văn phòng đại diện ở trong nước) hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (nếu thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài).

Sau khi hoàn thành đăng ký thành lập văn phòng đại diện và được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, văn phòng đại diện đó cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xin cấp mã số thuế cho đơn vị phụ thuộc.

Tuy nhiên, vì không có hoạt động kinh doanh sinh lợi và nghĩa vụ thuế phát sinh chỉ bao gồm thuế môn bài, nên văn phòng đại diện thường sẽ được hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp.

1.3.      Hồ sơ đăng ký hoạt động Chi nhánh, Văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP:

“Khi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung Thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

e) Thông tin đăng ký thuế;

g) Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

h) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo quy định tại khoản này, phải có

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công
ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.”