Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là thủ tục hành chính doanh nghiệp phải thực hiện khi chuyển địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh đến một nơi mới. Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thông tin địa chỉ mới.

Việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty. Pháp luật Doanh nghiệp quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Công ty có thể chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp.

1.      Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh

Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Do vậy, trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở mới.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

2.      Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế

Bước 1: Thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế quản lý hiện tại. Doanh nghiệp nộp tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST và các tài liệu liên quan để thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

3. Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm những gì?

a.  Khắc lại con dấu

Trong trường hợp sau khi thay đổi địa chỉ nếu có làm thay đổi thông tin trên con dấu như quận, huyện, tỉnh thì cần thay đổi mẫu con dấu.

b. Thay đổi địa chỉ công ty trên hoá đơn

Trong trường hợp công ty tiếp tục sử dụng hoá đơn cũ thì gửi thông báo thay đổi thông tin thông báo phát hành hoá đơn (mẫu TB04/AC) trong phần mềm HTKK tới cơ quan thuế quản lý. Đồng thời khắc dấu địa chỉ mới và đóng lên hoá đơn để tiếp tục sử dụng (trong trường hợp sử dụng hoá đơn giấy)

c.  Thay đổi cơ quan BHXH do thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi thay đổi địa chỉ công ty nếu có thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội tại cơ quan cũ và báo tăng bảo hiểm tại cơ quan quản lý mới

d.  Gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng

Đây không phải là thủ tục bắt buộc theo luật, tuy nhiên cần gửi thông báo thay đổi địa chỉ hoặc niêm yết trên website công ty về việc thay đổi địa chỉ mới.